Die elektronische Akte als Grundlage für eine innovative
Verwaltung.
Die elektronische Aktenführung, das Vorgangsmanagement und die Langzeitarchivierung sollen kostengünstig und leicht implementierbar sein, zur vorhandenen technischen Infrastruktur passen und dabei allen rechtlichen Anforderungen genügen.
WINYARD DMS® ermöglicht Ihnen den Einsatz eines innovativen Dokumentenmanagementsystems für die gesamte Verwaltung ohne aufwändige Reorganisation. Die elektronischen Akten bilden Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe leicht nachvollziehbar ab und stellen die Bearbeitung auch für Außenstehende transparent dar.
WINYARD DMS® verwaltet Ihre gesamten Informationen als Dokumente in Ihrer ganz individuellen zentralen Struktur. Dabei ist es ganz gleich, ob Sie die Dokumente im Haus mit einer Textverarbeitung erstellt haben oder es sich um eingehende Korrespondenz handelt oder ob Sie durch die elektronische Archivierung direkt aus Ihren Fachanwendungen übernommen wurden. Ganz gleich ob Sie eine Aktenplan- oder Produktstruktur einsetzen möchten oder Sie Ihre Dokumente und Akten nach Ihrer Organisation strukturieren wollen, mit WINYARD DMS®
bleibt Ihre Ablage flexibel und jederzeit veränderbar. Die Vorgangsbearbeitung enthält alle notwendigen Funktionalitäten, welche Sie zur Abbildung eines Workflows benötigen und integriert sich perfekt in die vorhandene Office-Umgebung.
WINYARD DMS®
arbeitet mit Ihrer vorhandenen E-Mail-Applikation zusammen, um Ihre erzeugten Schriftstücke intern oder extern elektronisch zu übermitteln. Mit der Integration der fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur haben Sie den ersten Schritt zur Umsetzung der EU-DLR und in Richtung papierarmes Büro realisiert.
Jede Akte kann von mehreren Mitarbeitern parallel, in unterschiedlichen Abteilungen und an verschiedenen Orten bearbeitet werden. Die Zugriffsrechte auf die Vorgangsakte können Sie dezentral steuern, damit Ihre EDV-Abteilung von der Administration entlastet wird.
Mit WINYARD DMS®
erwerben Sie ein zertifiziertes, modernes Klient/Servergestütztes Dokumentenmanagementsystem, welches sämtliche Anforderungen an eine revisionssichere Ablage erfüllt und auf Wunsch auch physikalische Archivsysteme (z. B. optische Speichermedien oder Silent Cubes/Bridge) einbinden kann.
Wir bieten Schnittstellen zu vielen marktgängigen, kommunalen Finanzlösungen.
Beispielsweise bieten wir Ihnen mit der proDoppik - Schnittstelle die direkte und bidirektionale Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem WINYARD®. Diese Kopplung ermöglicht die komplette elektronische Aktenführung der in den Modulen von proDoppik erzeugten Belege.
Mit dem WINYARD
Erfassungsclient wird die Bearbeitung und Weiterleitung von elektronischen Rechnungen realisiert. Vom erkennen der Kreditoreninformationen bis zur Übergabe an das Rechnungseingangsbuch erfolgt ein durchgängiger Prozessablauf. Die im Rechnungsworkflow entstehenden Informationen (z. B. AO, Belege etc.) werden komplett als Container im WINYARD DMS®
abgelegt. Voraussetzung für die Integration von WINYARD DMS®
ist der Einsatz der Module:
• proDoppik
DMS-Connector und
• proDoppik
Rechnungseingangsbuch.
Weitere Vorteile:
- schnelle Implementierung der Schnittstelle
- kundenspezifische Ablagestruktur
- freie Definition der Belegarten für die automatische Übernahme zum WINYARD DMS®
- Benutzung von Ordnervorlagen für die Abbildung von Vorgangsakten
- kein zusätzlicher Arbeitsaufwand
- für die Sachbearbeiter direkter Aufruf der Dokumente aus der Fachanwendung
- rechtskonforme Ablage aller Belege
- fachwesenunabhängige Datenverfügbarkeit
- Abbildung einer kompletten Vorgangsakte (E-Mails, Schriftverkehr etc.)
- Zertifizierung IDW-PS 880
Bei Fragen wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an uns, oder rufen Sie einfach an.
