Die elektronische Akte als Grundlage für modernes Rathausmanagement

Die elektronische Aktenführung, die Archivierung und das Vorgangsmanagement sollen kostengünstig und leicht implementierbar sein, zur vorhandenen technischen Infrastruktur passen und dabei allen rechtlichen Anforderungen genügen. 

CC DMS® ermöglicht Ihnen den Einsatz eines modernen Dokumentenmanagementsystems für die gesamte Verwaltung ohne aufwändige Reorganisation. Die elektronischen Akten bilden Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe leicht nachvollziehbar ab und stellen die Bearbeitung auch für Außenstehende transparent dar.

CC DMS® verwaltet Ihre gesamten Informationen als Dokumente in Ihrer ganz individuellen zentralen Struktur. Dabei ist es ganz gleich, ob Sie die Dokumente im Haus mit einer Textverarbeitung erstellt haben oder es sich um eingehende Korrespondenz handelt oder ob Sie durch die elektronische Archivierung direkt aus

Ihren Fachanwendungen übernommen wurden. Ganz gleich ob Sie eine Aktenplan- oder Produktstruktur einsetzen möchten oder Sie Ihre Dokumente und Akten nach Ihrer Organisation strukturieren wollen, mit CC DMS® bleibt Ihre Ablage flexibel und jederzeit veränderbar. Die Vorgangsbearbeitung enthält alle notwendigen Funktionalitäten, welche Sie zur Abbildung eines Workflows benötigen und integriert sich perfekt in die vorhandene Office-Umgebung.

CC DMS® arbeitet mit Ihrer vorhandenen E-Mail-Applikation zusammen, um Ihre erzeugten Schriftstücke intern oder extern elektronisch zu übermitteln. Mit der Integration der fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur haben Sie den ersten Schritt zur Umsetzung der EU-DLR und in Richtung papierarmes Büro realisiert.

Jede Akte kann von mehreren Mitarbeitern parallel, in unterschiedlichen Abteilungen und an verschiedenen Orten bearbeitet werden. Die Zugriffsrechte auf die Vorgangsakte können Sie dezentral steuern, damit Ihre EDV-Abteilung von der Administration entlastet wird.

Mit CC DMS® erwerben Sie ein modernes Client/Servergestütztes Dokumentenmanagementsystem, welches sämtliche Anforderungen an eine revisionssichere Ablage erfüllt und auf Wunsch auch physikalische Archivsysteme (z. B. optische Speichermedien oder Silent Cubes) einbinden kann.

Wir bieten Schnittstellen zu vielen marktgängigen, kommunalen Finanzlösungen. 

Beispielsweise bieten wir Ihnen mit der proDoppik - Schnittstelle die direkte und bidirektionale Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem CC DMS®. Diese Kopplung ermöglicht die komplette elektronische Aktenführung der in den Modulen von proDoppik erzeugten Belege.

Mit dem CC DMS®-Modul CC Postbuch wird der elektronische Rechnungseingang realisiert. Vom Scannen der Rechnungen, rkennen der Kreditoreninformationen bis zur Übergabe an das Rechnungseingangsbuch erfolgt ein durchgängiger Prozessablauf. Die im Rechnungsworkflow entstehenden Informationen (z. B. AO, Belege etc.) werden komplett als Container im CC DMS® abgelegt.

Voraussetzung für die Integration von CC DMS® ist der Einsatz der Module

proDoppik DMS-Connector und

proDoppik Rechnungseingangsbuch.

Weitere Vorteile:

  • schnelle Implementierung der Schnittstelle
  • kundenspezifische Ablagestruktur
  • freie Definition der Belegarten für die automatische Übernahme zum CC DMS®
  • Benutzung von Ordnervorlagen für die Abbildung von Vorgangsakten
  • kein zusätzlicher Arbeitsaufwand
  • für die Sachbearbeiter direkter Aufruf der Dokumente aus der Fachanwendung
  • rechtskonforme Ablage aller Belege
  • fachwesenunabhängige Datenverfügbarkeit
  • Abbildung einer kompletten Vorgangsakte
    (E-Mails, Schriftverkehr etc.)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bei Fragen wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular Vertrieb an uns.